Gobierno corporativo, transparencia y conflicto de intereses

En las últimas semanas hemos estado repasando algunos aspectos de la administración relativos a la planificación, la gestión, el reporte, la credibilidad, la transparencia y los conflictos de interés. Todos estos asuntos van de la mano y afectan la forma en la que los encargados del gobierno de cualquier entidad toman decisiones.

La información es una herramienta que tiene la administración para tomar decisiones, y que éstas lleven a la entidad a cumplir con sus objetivos. El gobierno corporativo no puede existir sin información estructurada, clara y oportuna. No importando qué tan sencillas o complejas sean la organización y las operaciones de la entidad, para poder dirigirla es necesario tener información, de otra manera las decisiones que se tomen tendrían bases pobres y dependerían de la suerte más que de un proceso racional y fundamentado.

Como veíamos la semana pasada, los conflictos de intereses pueden surgir en cualquier momento, los encargados del gobierno corporativo tienen la obligación de tener los mecanismos suficientes para prevenir, detectar y mitigar cualquier efecto dañino a la entidad. A continuación, describo algunas herramientas que son utilizadas para este efecto:

Políticas de selección y evaluación del personal. Estas políticas deben estar dirigidas no solamente a contratar y retener talento para las actividades encargadas, sino además deben ser personas con valores similares a los que la entidad ha decidido que son los que le aplican.

Esto nos lleva a la segunda herramienta que es el código de ética de la entidad. Este documento contiene los valores que la entidad ha decidido que son los que le aplican y reflejan la filosofía de honorabilidad que quiere mantener y por el cual quiere ser identificado ante terceros. La administración debe dar a conocer a todos los miembros que colaboran en y con la entidad. Ya sean estos empleados directivos, proveedores, clientes o cualquier otra persona que de alguna manera colabore con la entidad.

La tercera herramienta es la planeación y programación. Cualquier actividad bien planeada y programada permite que todos los involucrados sepan cuál es su rol, cómo y en qué momento tienen que intervenir. Una buena planeación debe considerar todos los imprevistos y definir todas las acciones correctivas en caso de su ocurrencia. No permite la improvisación que puede llevar a una toma de decisiones equivocadas o mal intencionadas.

La cuarta es la supervisión y vigilancia. Ambos aspectos forman parte de un sistema que permita prevenir, detectar y tomar medidas correctivas de todas aquellas desviaciones a las políticas y procedimientos establecidos por la administración.

La quinta herramienta es la rendición de cuentas. Todos los miembros de la organización tienen que rendir informes periódicos de sus actividades, los recursos que utilizaron, cómo los utilizaron y qué resultados generaron.

La sexta herramienta es la transparencia. Todos los puntos anteriores deben basarse y generar información abierta y verificable.

Todo lo anterior con una buena vigilancia desde el gobierno de la entidad, así como con una administración de riesgos sólida.

Cualquier entidad, sin importar su tamaño, en el diseño de organización debe tomar en cuenta todos puntos anteriores para asegurarse de que no existen riesgos no tomados en consideración o no conocidos.