Cómo garantizar y agilizar el cumplimiento legal en RH

A partir de la digitalización de diversos procesos por parte de organismos gubernamentales, varias empresas han tenido que evolucionar y adaptar sus soluciones tecnológicas de Recursos Humanos a los requerimientos de estos. Sin embargo, existen compañías que aún no aprovechan todas las ventajas que pueden obtener, exponiéndose a múltiples y críticas consecuencias como multas, sanciones administrativas, amonestaciones, riesgos de conflictos laborales y deterioro de la imagen de la empresa.

Los marcos en materia de legislación laboral y gestión de nóminas pueden llegar a ser muy complejos. Existen muchos elementos evolutivos que deben tenerse en cuenta para el cálculo de la nómina y la administración de personal, entre ellos se encuentran el tipo de relación laboral (contratos indefinidos, contratos temporales y contratos a tiempo parcial), los convenios colectivos (tablas salariales, jornada laboral, ausencias y absentismos), las prestaciones (incapacidad temporal, maternidad/paternidad y pensiones por jubilación), y las mejoras salariales (retribuciones complementarias y retribución flexible).

Se calcula que el costo de una nómina digital es entre cuatro y seis veces más bajo que el formato impreso (costos de impresión, tareas manuales de ensobrado y gastos de envío, así como gastos de archivo en papel). Además de reducir costos y tareas manuales, la digitalización de la nómina también simplifica el archivo y la búsqueda de documentos en caso de control por parte de una inspección laboral o de otras entidades públicas.

Las nóminas digitalizadas se archivan en una “caja fuerte virtual” dedicada al trabajador, centralizando y dando acceso fácilmente a todos sus documentos digitales de manera indefinida, generando mayor satisfacción para los empleados por la disponibilidad de la información, las 24 horas del día, los siete días de la semana.

Es en situaciones de emergencia, cuando las empresas, bajo la supervisión de los responsables de RH, deben adaptarse de manera rápida y eficaz a las normativas reglamentarias emitidas por el gobierno, ya sean legislativas o económicas y temporales o definitivas, por medio de la implementación de tecnología para desarrollar procesos internos, capaces de integrar rápidos y repentinos cambios, en general, decisivos para su supervivencia.

Para gestionar el nivel de complejidad que trae consigo el trabajo a distancia y la necesidad de una rápida capacidad de respuesta y comunicación fluida, es preciso que las empresas se doten de herramientas tecnológicas en la nube con actualización constante y, cuenten con la consultoría necesaria que contribuyan a garantizar el cumplimiento de la legislación y procesos correspondientes.

Maribel Cano, Latin America Marketing Manager de Meta4 A Cegid Company, empresa líder de soluciones tecnológicas en la nube para la gestión de Recursos Humanos