Acciones efectivas para optimizar su Comité de Auditoría

El Comité de Auditoría es un órgano intermedio que se debiera integrar por consejeros independientes y nombrado por el Consejo de Administración con el fin de cumplir las 14 funciones genéricas recomendadas por la Práctica 25 del Código de Principios y Mejores Prácticas de Gobierno Corporativo (CPMPGC), dentro de las cuales sobresalen las siguientes:

  • Ser el canal de comunicación entre el Consejo de Administración y los auditores externos, así como asegurar su independencia, capacidad profesional y no tener conflictos de interés.
  • Revisar el programa de trabajo, las cartas de observaciones y los reportes de auditoría interna y externa e informar al Consejo de Administración sobre los resultados.
  • Dar seguimiento a la remediación de los hallazgos de auditoría interna y externa por las áreas responsables.
  • Dar su opinión al Consejo de Administración sobre las políticas y criterios utilizados en la preparación de la información financiera, así como del proceso para su emisión, asegurando su confiabilidad, calidad y transparencia.
  • Verificar que se observen los mecanismos establecidos para el control de los riesgos estratégicos a que está sujeta la sociedad.
  • Auxiliar al Consejo de Administración en el análisis de los planes de continuidad del negocio y recuperación de la información en caso de desastres.

Como puede notarse, el Comité de Auditoría debiera ser el órgano intermedio de la sociedad más importante y el que más apoya al Consejo de Administración por su función de cuestionar y optimizar los estados financieros y las operaciones de la empresa para mejorar su gobierno corporativo, su permanencia en el tiempo y su rentabilidad.

Ante un alcance y competencia tan amplio y técnico de funciones del Comité de Auditoría, se derivan una serie de consideraciones y responsabilidades que abarcan a los principales accionistas, al Consejo de Administración, a los consejeros independientes miembros de este Comité, al director general de la Empresa, así como al Auditor Externo que firma el dictamen de estados financieros y al Auditor Interno; destacando, entre otras reflexiones, las que a continuación se mencionan enunciativamente:

1. El Presidente de este Comité debiera ser un experto en: normas de información financiera, funciones de auditoría externa e interna y en administración de riesgos. Lo cual muchas veces no se da en la práctica, nombrándose a algún consejero independiente con solo experiencia de negocios y en la operación de la empresa, lo cual involucra un riesgo para las empresas, ya que no alcanzan a comprender el alcance y las implicaciones de numerosas normas de información financiera, así como desviaciones técnicas de información financiera, de finanzas y de administración de riesgos reportadas por Auditoría Externa e Interna.

Por lo cual se propone a los empresarios y a los Presidentes de los Consejos de Administración cuestionar y validar el nombramiento de los Presidentes de Comités de Auditoría que no son expertos en esta materia. Lo cual también ocasiona que se les tenga que estar dando una serie de explicaciones técnicas excesivas que solo alargan innecesariamente las sesiones de Comité de Auditoría, debiéndose dedicar el tiempo de este órgano intermedio a otros asuntos más importantes. Además de que no tendrán los conocimientos suficientes para cuestionar adecuadamente el trabajo y los resultados del Auditor Externo e Interno.

2. El Comité de Auditoría para que funcione, requiere que su Presidente sea un contador público certificado con experiencia y visión de negocios. Sería muy recomendable que este Comité también se integrara por uno o dos contadores públicos certificados adicionales, los cuales, al igual que su Presidente, no debieran provenir del mismo despacho del Auditor Externo, por razones de independencia mental. Sugiero a los lectores del presente, leer mi artículo publicado por este mismo espacio: Por qué el Contador Público Certificado, es el mejor Consejero Independiente. Un Director de Auditoría Interna con resultados y experiencia, también es un excelente candidato para este Comité.

3. Es necesario que el secretario de este Comité proponga un Reglamento del mismo a sus miembros con los puntos de vista previos del Auditor Externo e Interno de la sociedad.

4. El Comité de Auditoría debe revisar permanentemente la preparación de los estados financieros básicos de la sociedad de fechas intermedias (generalmente trimestrales) y no solo los anuales que se presentan para la aprobación del Consejo de Administración y de la Asamblea de Accionistas, por lo cual se propone involucrar al Auditor Externo para que presente informes trimestrales para dar cumplimiento a la Mejor Práctica 34 de “Se recomienda que el Consejo de Administración apruebe los mecanismos que sean necesarios para asegurar la calidad de la información financiera que se le presente; en el caso de que ésta corresponda a periodos intermedios durante el ejercicio, se vigilará que se elabore con las mismas políticas, criterios y prácticas con las que se prepara la información anual. En este proceso, se podrá auxiliar por los auditores internos, externos y el Comisario de la Sociedad”.

5. Con base a lo observado por el autor y a su participación en Comités de Auditoría desde 1990 a la fecha, hay sociedades que suelen invitar como miembros de este órgano intermedio a ex auditores externos que firmaron en años anteriores el dictamen de estados financieros de la sociedad, con base a la confianza que se les tiene. Aquí se tiene el riesgo de que el miembro de este Comité, cuando se trate de un socio retirado de la misma firma de auditoría externa, apruebe y valide dictámenes, notas de estados financieros, observaciones de auditoría externa y hasta trabajos especiales desarrollados por el mismo despacho que pueden poner en riesgo su independencia mental, originando posibles o reales conflictos de interés, máxime cuando recibe una pensión o pagos del despacho en cuestión. Por lo cual se propone que los miembros técnicos de este Comité provengan de firmas diferentes al despacho que firma el dictamen de estados financieros, teniendo además la ventaja de que este consejero independiente, propondrá nuevas y mejores ideas y conceptos para refrescar a la empresa, al Consejo de Administración y a su Gobierno Corporativo.

6. Debido a que algunas veces la empresa no apoya o apoya a medias las observaciones, desviaciones e irregularidades reportadas por el Auditor Interno y Externo que afectan severamente a la empresa, y en cambio se apoya indebida e injustificadamente a las Direcciones operativas y a la Dirección de Finanzas de la empresa, se sugiere que las sociedades emitan una Política de Auditoría firmada por el Presidente del Consejo y la Dirección General bajo propuesta del Comité de Auditoría. Esta política debiera incluir políticas, entre otras, relativas a: apoyar al Auditor Interno y Externo a tener acceso irrestricto a toda clase de entrevistas, registros, documentos y sistemas; a reportar toda clase de desviaciones e irregularidades sin limitaciones; recibir respuestas por escrito de una manera objetiva dentro de los siguientes 30 días de emitidos sus reportes y cartas de observaciones por parte de las áreas involucradas y a hacer observaciones a dichas respuestas que sean incompletas o no se apeguen objetivamente a las desviaciones e irregularidades originalmente reportadas por ambas auditorías.

7. Anualmente el Comité de Auditoría debiera aprobar formalmente la relación de los principales riesgos actualizados de la empresa, poniendo énfasis en los riesgos estratégicos, junto con sus correspondientes acciones preventivas y correctivas, así como las fechas estimadas de su ejecución y remediación, para dar cumplimiento a la función genérica 8 de la Mejor Práctica 25 de la Función de Auditoría del CPMPGC de “Verificar que se observen los mecanismos establecidos para el control de los riesgos estratégicos a que está sujeta la sociedad”. Para ello, el autor propone presentar la Matriz de Riesgos Principales de la Empresa al Comité de Auditoría y posteriormente al Consejo, la cual debiera haber sido revisada y aprobada previamente por la Dirección General, así como con las observaciones del Auditor Interno y Externo de la sociedad.

8. Con el propósito de evitar omisiones por parte del Comité de Auditoría, se propone que su Secretario presente el Programa anual de actividades y funciones a desarrollar por este órgano intermedio, calendarizando todas las responsabilidades y actividades correspondientes, con los puntos de vista previos del Auditor Externo e Interno de la sociedad.

Conclusión:

Se recomienda adoptar, como mínimo. las propuestas mencionadas en esta colaboración, así como el resto de las Mejores Prácticas recomendadas para la Función de Auditoría por el CPMPGC para lograr asegurar el adecuado funcionamiento, independencia, confiabilidad, calidad y transparencia de las responsabilidades del Comité de Auditoría, principalmente las enfocadas a la preparación de la información financiera de la sociedad y también para revisar y aprobar el adecuado ejercicio profesional y resultados del Auditor Externo e Interno de la sociedad.

*El autor es miembro del Consejo Editorial de la Revista Veritas del Colegio de Contadores Públicos de México y Consultor Independiente

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